Gestão de Processos: quais processos você deve ter na sua empresa?

Qualquer que seja o porte da sua empresa, você com certeza já ouviu falar sobre Gestão de Processos e sobre a sua importância para que ela alcance seus principais objetivos de negócio. Certo?

Bom, gestão de processos é o nome que usamos para falar sobre a sequência de atividades que vão nos levar de um ponto de partida A para alcançar um ponto de chegada B.

Por exemplo, a geração de oportunidades de negócio via site da empresa que, lá na frente, pode resultar no fechamento de um contrato. Ou uma ligação telefônica que precisa acontecer para que o resultado seja uma meta batida pelo time de vendas.

Entendido? Vamos adiante.

Os processos devem ser criados, revistos e aperfeiçoados sempre para que o objetivo principal da empresa seja atingido ao fim do período, com o cumprimento de metas de cada time com o máximo de eficiência.

A Gestão de Processos serve para otimizar tarefas, organizando quando e como devem ser realizadas e, assim, garantindo melhores chances de se alcançar um resultado que vá gerar valor para um cliente ou outro processo.

Além disso, ele é essencial para detectar possíveis falhas, evitando perdas e frustrações.

O mapeamento de processos é o primeiro passo que você, empresário, deve fazer. Isso envolve entender como cada equipe trabalha como é sua rotina diária e que melhorias podem ser feitas para otimizar tempo e esforço. Uma boa conversa com os colaboradores é essencial nessa etapa da Gestão de Processos.

Mas para quem ainda não está tão familiarizado com esse tipo de gestão, vamos falar sobre os três principais tipos de processos. Eles vão ajudar você a entender melhor como isso funciona dentro da sua empresa.

Processos de ponta a ponta

Os processos de ponta a ponta são aquelas tarefas essenciais para garantir que o dia a dia da empresa funcione da maneira mais assertiva. Essas atividades costumam ser divididas entre os setores da empresa para contemplar os interesses dos departamentos.

Por exemplo, para a equipe do departamento financeiro é fundamental que a emissão de notas fiscais, o pagamento de despesas da empresa e a cobrança dos clientes aconteça e que seja monitorada para que nenhuma informação se perca ou seja adiada quando não deve.

Já para o departamento comercial é indispensável que as oportunidades de vendas recebam um contato e atenção para se converterem em clientes satisfeitos. A gestão do fluxo de caixa e a gestão de despesas são um conjunto de atividades que não fariam tanto sentido para esses objetivos.

Processos interfuncionais

Os processos interfuncionais são os processos que cruzam os departamentos de uma empresa. No exemplo ali em cima, eu destaquei tarefas de diferentes frentes em um negócio que acontecem independentemente da realização da outra.

Mas e quando consideramos que o cliente deve, regularmente, receber relatórios das estratégias usadas, estudos de mercado e indicadores definidos como as suas métricas de sucesso, além de uma análise de desempenho e investimentos feitos para colocar essas estratégias em prática?

Com esse exemplo, fica mais simples entender que existem processos que são inerentes a mais de um ou todos departamentos de uma empresa. Se todos trabalham com o mesmo propósito, isso não é tão chocante, certo?

Os processos interfuncionais costumam ser pensados colaborativamente e otimizam a comunicação interna do negócio, já que há um sentimento de coletividade envolvido na responsabilidade de uma atividade, seja ela simples ou parte um projeto mais complexo.

Processos interorganizacionais

Os processos interorganizacionais são as tarefas que devem acontecer entre diferentes negócios para garantir o funcionamento adequado de uma empresa. Exemplos simples de uma gestão de processos interorganizacionais eficiente são as tarefas pensadas para garantir que fornecedores atendam o seu negócio como esperado e que clientes sejam atendidos por você como eles esperam.

A otimização dos processos de uma empresa é obrigatória para o crescimento de resultados a curto, médio e longo prazo.

Para facilitar o dia a dia do negócio e garantir que todas as tarefas envolvidas em todos os processos sejam feitas com a mesma atenção, muitos empresários recorrem a listas de tarefas para cumprimento de metas. Um verdadeiro passo a passo que ajuda a guiar o time de colaboradores rumo ao sucesso.

Muitos empresários já priorizam a inteligência de negócio nas suas estratégias e costumam implementar processos internos para otimização de resultados sem perceber que essas medidas já sinalizam a necessidade de Gestão de Processos.

Um exemplo rápido de como as empresas buscam essas medidas é o uso de ferramentas de gestão de relacionamentos (CRM), mesmo que gratuitas, para otimizar quais são as atividades que devem ser feitas, quando devem ser feitas e por quem.

Entendido. Mas quais benefícios efetivos uma Gestão de Processos trará para a minha empresa, você pode estar se perguntando.

A gente fez uma lista com as principais vantagens que uma gestão de processos pode trazer para a sua empresa:

• Redução de custos
• Aumento da produtividade
• Fluxos de trabalho bem claros
• Manutenção de talentos
• Redução de riscos

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Aqui a gente apresenta 3 diferenciais da Gestão de Processos que influenciam na lucratividade da empresa.

Traçar o plano de negócios é o caminho para pensar nos processos que a sua empresa precisa se preocupar e, por via de regra, esses processos dependem do planejamento estratégico para serem definidos.

Não adiantaria falarmos aqui sobre os processos que as empresas devem ter. Cada negócio tem suas especificidades, seus sistemas de gestão.

Como eu já disse, juntar o seu time e pensar quais são os passos para conseguir os resultados esperados é um ótimo caminho para começar a pensar na sua gestão de processos. Não se esqueça, claro, dos indicadores de desempenho que vão ajudar você a medir a eficiência de cada processo.