Produtividade: como o planejamento e a priorização são importantes aliados neste processo

Como funciona a sua rotina de trabalho? Como ela é funcional para as suas entregas e resultados? Você se considera uma pessoa produtiva?

Hoje, aprenderemos mais sobre produtividade, planejamento e o que mais é necessário para que em seus processos, você seja acima de tudo eficiente, ou seja, para que alcance o melhor rendimento com o mínimo de erros, otimizando tempo e esforço.

O primeiro passo para isso, é justamente entender que ser uma pessoa produtiva está longe de estar relacionado ao quanto se é ocupado, sem tempo, bem como, não significa trabalhar por horas consecutivas e sem pausas, muito pelo contrário. Por mais que às vezes esta seja a ideia de produtividade na cabeça de muitos, não é bem por aí. Vamos entender então?

O que é produtividade?

Sabe aquele dia que você acorda e tudo flui? Que faz tudo o que precisa ser feito objetivamente e ainda sobra tempo? É aquele dia em que ao final estamos aliviados, felizes e com o pensamento de que fomos produtivos.

A produtividade é justamente essa capacidade em realizar o máximo de trabalho possível como o mínimo de recursos necessários, e está diretamente ligada a uma busca por otimização não apenas de esforço, mas de tempo.

Como mencionamos acima, uma pessoa produtiva não é aquela que trabalha no 220V em todo o momento, muito menos a ideia de correr com uma tarefa para engatar logo a próxima, quando falamos em otimizar nos referimos a saber estruturar tarefas de forma que elas sejam realizadas seguindo uma hierarquia de prioridade, disponibilidade e disposição.

Ser produtivo é saber como organizar responsabilidades e ter disciplina para seguir o que foi estabelecido. Quando se tem esse mindset, torna-se muito mais fácil enxergar as oportunidades de aprimorar a sua rotina.

Em resumo, podemos afirmar que a produtividade tem muito mais a ver com o planejamento do que a própria execução das atividades.

Planejando para ser produtivo

Suponho que a sua lista de atividades diária seja extensa e que transite por diversas áreas da vida, correto? Estudos, trabalho, vida pessoal, família, etc… Como dar conta de tudo com qualidade?

A resposta para essa pergunta é mais simples do que parece: com PLANEJAMENTO!

Esse planejamento nada mais é que a organização do seu dia/semana/mês/ano para uma melhor gestão das suas demandas.

É importante que quando pense em planejamento, compreenda que não estamos falando se uma simples lista de tarefas diárias, afinal você pode fazer um planejamento a longo prazo (10 anos ou mais), médio prazo (2 a 5 anos) e curto prazo (até 1 ano). O fato é que tem muita coisa a se considerar antes de chegar no seu planejamento diário, objetivos a serem pensados e prioridades a serem estabelecidas. Quando estabelecemos prioridades, definimos o melhor plano de ação para o que precisa ser feito.

Na prática, o planejamento é o que vai direcionar metas e objetivos para o seu dia a dia no trabalho, funcionando como um norte para o que você precisa executar, evitando o desperdício de tempo, a ociosidade e, é claro, a improdutividade.

Definindo prioridades no dia a dia

Se você vive apagando incêndio na sua rotina de trabalho, com a sensação de que a sua pilha de atividades só cresce ao longo do dia, o que está faltando é planejar, organizar e priorizar.  

Algo que pode te ajudar a tornar a sua rotina diária mais eficiente é a Matriz de Eisenhower, uma ferramenta nomeada em homenagem ao general e ex-presidente americano Dwight Eisenhower, que pode te ajudar na priorização de tarefas. Entenda como funciona:

A ideia dessa ferramenta é que você divida as suas demandas nos seguintes quadrantes:

•  Importantes e urgentes, que exigem decisões e execução imediata;
•  Importantes e não urgentes, que precisam de atenção, mas podem ser agendadas para uma data mais adequada;
• Não importantes e urgentes, que precisam ser feitas, mas podem ser delegadas a poucas pessoas ou alguém fora do projeto;
• Não urgentes e não importantes, que podem dar espaço para as outras sem grandes consequências.

Qual é a importância disso tudo?

A lista de benefícios de aplicar um bom planejamento e a priorização de demandas é extensa, mas tudo isso se concretiza no nosso tema central de hoje: a produtividade.

Quando somos produtivos, somos mais eficientes, ou seja, nossa carreira ganha, pois, temos uma entrega com melhores resultados, nós também ganhamos como pessoas quando passamos a ter uma qualidade de vida melhor e assim por diante.

Nesse sentido, tudo o que aprendemos no texto de hoje será importante no seu dia a dia para:

• Conseguir, de fato, fazer a priorização de tarefas e criar uma sequência eficiente de quais tarefas devem ser executadas primeiro.
• Melhorar a gestão do tempo, estipulando a quantidade máxima de tempo que você pretende gastar em uma única tarefa e evitando se ocupar com atividades que não são tão relevantes.
• Auxiliar a equilibrar o fluxo de trabalho durante o dia a dia, ou seja, você passa a ter mais controle sobre as entregas que precisam ser feitas e consegue equilibrar o seu tempo de acordo com as entregas, evitando a sobrecarga de trabalho e a ociosidade.

E então, como você avalia a sua rotina atual? De tudo o que falamos hoje, o que você já aplica? O que vai começar a aplicar de imediato?