Planejamento Orçamentário 2022: como garantir que ele seja realizado pela sua empresa

O plano orçamentário empresarial é um documento que contém informações sobre a previsão de todas as receitas e despesas da organização em um determinado período, geralmente anual.

Seu objetivo é auxiliar os gestores na definição dos rumos e cenários financeiros da empresa, possibilitando um planejamento sólido, visando manter o negócio saudável e competitivo, e estabelecendo metas e objetivos orçamentários.

Para que o plano possa ser considerado de forma efetiva ele não pode ser pautado apenas em eventos passados. É preciso fazer uma análise crítica da atual situação da empresa, das perspectivas de mercado e dos objetivos da organização para se ter uma maior aderência à realidade do contexto empresarial.

Essa ferramenta é de suma importância para ter um direcionamento na gestão do negócio. Gerir uma organização sem ter um entendimento dos gastos com despesas diretas e indiretas, ou mesmo sem identificar o nível de endividamento atual, ou de investimento necessário, além de estimar as vendas considerando a sazonalidade do segmento, é algo que pode facilmente comprometer a saúde financeira da empresa, podendo, inclusive, levá-la à falência.

Com um orçamento estruturado, o gestor consegue ter uma visão global de um cenário futuro da situação da empresa e visualizar melhor as necessidades de cortes de gastos, pontos de ineficiência, ou até mesmo de oportunidades de crescimento e investimento, além de conseguir tomar ações mais assertivas diante de cenários inesperados.

Com um plano orçamentário o gestor também consegue enxergar um horizonte mais claro e corrigir algumas ações, reduzindo, assim, as incertezas e riscos do negócio, fazendo com que a empresa fique mais preparada para oscilações do mercado.

Vale ressaltar que a simples utilização dessa ferramenta não é garantia de sucesso na operação, visto que temos vários fatores inerentes aos processos que não são possíveis de prever ou gerir, um claro exemplo disso foi a chegada da Covid-19, que mudou completamente os planos de todas as empresas, deixando ameaças e oportunidades mais aparentes do que em uma situação convencional.

Etapas do plano orçamentário

Agora que você já sabe o que é e qual a importância de se ter um plano orçamentário, é importante saber como elaborar um. Para isso existem algumas orientações:

1- Faça um levantamento de diagnóstico da sua empresa;

Para conseguir projetar o futuro é preciso saber qual nosso contexto empresarial atual, com nossas forças e fraquezas, oportunidades e ameaças.

Nesse ponto é importante conseguir analisar alguns cenários, que não sejam apenas do último mês, ou do melhor ou pior mês da empresa. É importante conseguir levantar informações, pelo menos, do último ano para termos material de um ciclo completo para análise, mas devemos levar em conta a realidade atual da empresa. Por exemplo, se tivemos algum incremento de produção durante o ano, ou ampliação do espaço físico ou redimensionamento de equipe. Tudo isso influência diretamente nos parâmetros de análise. Temos que considerar sempre o cenário atual de atuação.

Alguns pontos importantes:

• Faturamento médio;
• Volume de vendas;
• Ticket médio de vendas;
• Custo da Mercadoria vendida;
• Gastos com Impostos;
• Gastos Fixos;
• Gastos Variáveis;
• Sazonalidade do setor;

2- Estabeleça objetivos e metas para nortear suas ações;

Após conseguir entender melhor seus pontos positivos e oportunidades de melhoria você já é capaz de estabelecer qual será seu objetivo de negócio para o próximo ciclo.

O importante nessa etapa é estruturar metas e objetivos adequados a realidade atual de estrutura e recursos físicos, de produção/prestação de serviços e pessoal da empresa.

Identifique e estabeleça formas de aumentar faturamento, produção, corte de gastos e necessidades de investimento. Com isso, liste de forma detalhada as ações que você entende serem necessárias para atingir cada etapa dessas metas e objetivos.

3- Escolha a ferramenta de projeção e controle orçamentário;

Chegamos na etapa de escolher a melhor ferramenta para conseguir projetar e controlar o orçamento.

Essa opção depende muito do tamanho, complexidade da estrutura operacional e da verba disponível de cada organização. Hoje já existem ferramentas específicas para essa finalidade disponíveis no mercado, ou até mesmo softwares totalmente integrados de gestão que possibilitam um acompanhamento em tempo real, mas uma das ferramentas mais utilizadas é a velha e boa planilha, acessível a todo tipo e tamanho de organização.

4- Liste suas Receitas e Despesas;

Escolhida a ferramenta é hora de estruturar todos os seus grupos de receitas e despesas. É muito importante nessa etapa que o gestor conheça muito bem todas as receitas e os gastos para não correr o risco de não listar algum e isso acabar gerando uma projeção equivocada.

Para isso, elencamos as principais contas para te ajudar a exemplificar:

Receitas

1. Receitas com Vendas
2. Receitas com Prestação de Serviços

Despesas

1. Impostos (PIS; COFINS; ISS; IRPJ; CSLL; Simples Nacional)
2. Custos (Fornecedores; ICMS; ST; Frete de compras)
3. Despesas de Vendas (Taxas de Cartão, Comissão, Frete de Vendas)
4. Despesas com Pessoal (Salários, Encargos, Benefícios, Uniformes)
5. Despesas Administrativas (Aluguel, IPTU, Honorários, Informática, Telefonia)
6. Outras despesas Operacionais (Energia, Manutenção)
7. Investimentos
8. Empréstimos

5- Faça as projeções;

Depois de listadas todas as despesas e receitas, é hora de fazer as projeções do período. Para isso é necessário reunir todas as informações que você levantou até aqui, e principalmente as etapas e maneiras estruturadas para atingir as metas e objetivos.

Faça uma projeção de receitas e despesas mês a mês, tendo como base as ações listadas para os objetivos e considerando os incrementos de gastos necessários para atingir tais objetivos, como a ampliação do espaço físico, investimento em maquinário ou aumento no quadro de funcionários, por exemplo.

Isso irá direcionar a projeção de resultados esperados e nortear os limites de gastos para cada grupo de despesas.

6- Faça o acompanhamento mensal das projeções;

Talvez um dos pontos mais importantes de todo o processo de plano orçamentário seja exatamente a fase de acompanhamentos e comparação do Orçado com o Realizado.

Nessa fase que você verifica se o que foi planejado está sendo atingido, superado ou se é necessário corrigir a rota em algum momento para buscar melhores resultados. Isso ajuda a identificar falhas no plano orçamentário ou ineficiências operacionais antes que o problema se torne ainda maior podendo levar a empresa a falência.

Feito tudo isso, podemos dizer que a finalidade do orçamento é definir metas e objetivos da organização, que possam ser acompanhados e comparados durante ao período de execução, buscando sempre um melhor desempenho. Além de permitir identificar previamente ajustes necessários para evitar maiores problemas.

Com isso, podemos resumir que as funções do orçamento são:

• Planejamento e projeções financeiras;
• Execução e acompanhamento de estratégias
• Controle de resultados;

Por fim, vale ressaltar que existem algumas formas de se conseguir elaborar e executar um plano orçamentário empresarial, no entanto, isso vai depender do que melhor se enquadra nas necessidades, diretrizes e particularidades de cada organização.