Método Lean Office: saiba como eliminar desperdícios nos processos administrativos da sua empresa

A Produção enxuta é uma filosofia que ganhou espaço desde o fim da Segunda Guerra Mundial, quando os japoneses perceberam que, criando processos de identificação de desperdícios, poderiam aumentar a produtividade. E com o crescimento do mercado, muitas empresas começaram a perceber as vantagens de uma produção enxuta de seus escritórios.

O pensamento de uma produção mais simples foi difundido em sistemas ligados ao processamento de materiais físicos. Ou seja, sistemas que são diretamente ligados às linhas de produção.

Denominado de Manufatura Enxuta, esse tipo de produção possui suas bases no sistema Toyota, que visa fornecer a melhor qualidade, o menor custo e o lead time mais curto por meio da eliminação do desperdício. Com base nisso, as empresas começaram a discutir as possibilidades de também adotarem essas premissas em outros processos, como os administrativos, e fazer com que eles também se tornassem enxutos.

No entanto, é muito mais lógico identificar desperdícios quando o processo envolve matérias primas e transformações físicas. Porém, no setor administrativo, a maior parte das atividades desenvolvidas estão relacionadas à geração e organização de informações, atividades de natureza intangíveis, o que torna mais difícil a identificação de desperdícios.

Assim, o foco do Lean Office é a adaptação e utilização das ferramentas do método Lean, para eliminar desperdícios nos processos administrativos da empresa, trazendo vantagens competitivas ao permitir que o escritório atenda às necessidades de seus clientes ou colaboradores de maneira rápida e eficiente, com qualidade e baixos custos.

Ferramentas do Lean aplicadas em Ambientes Administrativos para minimização de desperdícios

Existem diversos desperdícios nos fluxos de informação, como o lead time de processamento longo, falta de padronização, lotes de documentos, dados de entradas com erros, relatórios desnecessários e os aplicativos, que podem aperfeiçoar e não são utilizados.

Nesse sentido, existem algumas ferramentas frequentemente utilizadas nas fábricas que podem ser transpostas ao ambiente administrativo, são elas:

• 5S:

Ferramenta baseada em 5 palavras japonesas que tem o objetivo de criar um espaço de trabalho que permita controle visual de tarefas de forma enxuta:

1. SEIRI: É o senso da separação de tudo o que é necessário do que é desnecessário, descartando o que não for utilizado;
2. SEITON: Senso de organização, tudo deve estar organizado de acordo com especificações e locais de uso;
3. SEISO: Senso de limpeza de todas as áreas da produção;
4. SEIKETSU: Prática para que se mantenha saúde, higiene e padronização;
5. SHITSUKE: Senso da autodisciplina.

• Mapeamento do Fluxo de Valor (MFV):

O MFV é planejado na captura de dados e de análises, resultando na redução de custos mediante a eliminação de desperdícios;

• Fluxo Contínuo:

É um conceito que permite que a unidade de trabalho flua entre etapas do processo sem paradas entre elas;

• Tempo Takt:

É o tempo determinado pela demanda do cliente sendo, portanto, o ritmo imposto ao fluxo de trabalho por essa demanda;

• Trabalho Padronizado:

Cria uma sequência eficiente para o fluxo de atividades, procurando reduzir o número de passos ao padronizar o processo;

• Sistemas Puxados:

No ambiente administrativo é preciso conhecer bem os processos de forma que o serviço seja executado e seu resultado esteja disponível no momento correto;

• Heijunka (Nivelamento):

É um conceito com o objetivo de nivelar a carga de trabalho de forma que as pessoas e os recursos sejam utilizados da melhor forma possível;

• Qualidade na Fonte:

Os processos devem garantir a qualidade, ou seja, só se passa para próxima operação apenas quando os processos estão de acordo.

Com as grandes concorrências, as empresas estão percebendo a vantagem em tornar as áreas administrativas enxutas, apesar de serem poucos, já existem cases de sucesso com a implantação do Lean Office nas organizações.

A partir da identificação dos desperdícios através do mapeamento de processos e com as propostas de utilização das ferramentas, pode-se mapear os processos futuros observando reduções dos desperdícios e trazer resultados positivos para empresa.