Gestão de Clínica Médica: documentações e orientações importantes

A Gestão de Clínica Médica tem se tornado um grande desafio nesse momento contemporâneo, isso ocorre devido algumas razões específicas do próprio negócio. Para evitar embaraços é necessário que o (a) Gestor (a) esteja preparado (a) e atento (a) para as necessidades atuais.

Inicialmente é importante que o administrador da clínica médica tenha em mente a gestão de documentos, pois é ela que trará regularidade e segurança jurídica para o estabelecimento de saúde, além de garantir a manutenção de insumos e medicamentos, pois atualmente diversos fornecedores exigem no ato da compra e cadastro, documentos dentro da validade.

E quais são os documentos básicos necessários para regularização e manutenção da clínica?

Após a constituição da clínica é preciso que o administrador tenha em mente a gestão de documentos visando a manutenção destes ante ao prazo de validade. A  renovação e controle do Alvará de Localização, Alvará Sanitário, CNES – Cadastro Nacional de Estabelecimento de Saúde, AVCB – Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros, Inscrição do estabelecimento no Conselho de Classe CRM – Conselho Regional de Medicina, inscrição do Diretor Clínico e do Responsável Técnico, são exemplos importantes de cuidado. Ainda é preciso ter um olhar multissetorial, na qual a equipe assistencial deve ter inscrição nos respectivos conselhos para atividade regular da profissão. (Ex.: Enfermeiro Responsável Técnico deve ter inscrição no COREN, Farmacêutico Diretor / Responsável Técnico – inscrição no respectivo conselho regional de farmácia, dentre outros).

Partindo da burocracia para um olhar mais gerencial, o mercado grita por líderes eficientes, quando necessário, capazes de sair detrás da mesa do escritório e atuar conjuntamente a equipe operacional, liderando-a em diversas situações complexas e de desafios.

1. A manutenção preditiva como inovação

Não é possível falar de manutenção preditiva sem mencionar anteriormente as famosas manutenções preventivas e corretivas.             

A manutenção preventiva é importante para dar qualidade na prestação do serviço, tem seu principal papel atuando para uma vida mais útil e duradoura dos equipamentos. A manutenção corretiva é acionada após a ocorrência de alguma falha, atuando com foque na solução do problema que de fato já aconteceu. O controle de ambas garante assertividade na compra dos equipamentos bem como na redução dos custos, pois a partir destas manutenções é possível compreender quais equipamentos possuem melhor vida útil, qual o momento de substituir a compra de uma peça pela compra de um novo equipamento.

Ocorre que muitas clínicas até possuem um planejamento predeterminado para a manutenção, mas falham na contratação dos prestadores de serviço. Neste caso é importante que ao contratar a clínica faça a avaliação do prestador/fornecedor, assegurando que ele esteja regular e que tenha autoridade para exercer o respectivo serviço, cumprindo as normas e procedimentos recomendados.

A manutenção preditiva está associada a manutenção preventiva, também focada na prevenção de problemas, entretanto, ela vai além, tem um perfil mais forte e pautado no monitoramento diário com foque nos equipamentos e máquinas utilizados durante os procedimentos. Seu controle periódico possibilita prever as possíveis falhas antes mesmo que elas ocorram, eliminando a manutenção corretiva. Atualmente, a manutenção preditiva é utilizada para evitar a parada de equipamentos e de máquinas que inoperantes, trazem grande impacto na clínica e com prejuízos desastrosos ao negócio. Imagina uma clínica de imagem com uma ressonância magnética quebrada?

2. O plano de calibração dos equipamentos:

Tem o objetivo de garantir o controle da conformidade de resultados nos equipamentos que devem ser calibrados periodicamente para demonstrar precisão e confiabilidade nas informações que, muitas das vezes, servem de apoio ao profissional médico para o bom controle do plano terapêutico. Um equipamento não calibrado entrega uma informação falsa e consequentemente causa perigo, uma balança deve demonstrar o peso correto do paciente, um termômetro a temperatura correta e assim por diante.

O ideal é que o prestador contratado forneça certificado evidenciando a qualidade do equipamento e da calibração. Normalmente a calibração é realizada anualmente podendo em casos específicos, acontecer de seis em seis meses.

3. O plano de contingência:

O plano de contingência é elaborado sob a perspectiva de garantir uma tomada da decisão rápida diante de sinistros e eventos indesejáveis, o plano contribui significativamente para uma tomada de decisão estratégica.

É importante que durante sua elaboração o gestor tenha um olhar macro processual com apoio da equipe multidisciplinar, desenhando o máximo de situações possíveis que possam acontecer e mapear a solução imediata frente a ocorrência bem como compreender a sua gravidade, além claro, realizar treinamento contínuo com a equipe e simulações.

O plano de contingência é o norteador das ações para cercar o perigo, garantindo maneiras práticas que possibilitem a segurança efetiva dos pacientes, colaboradores e profissionais envolvidos, garantindo também, a normalidade das rotinas laborais. Não é aceitável que durante uma situação de risco/sinistro uma unidade de saúde não esteja preparada para tomada de decisão que possibilite bloquear ou minimizar os possíveis danos causados pela eventualidade.

4. A cultura da segurança do paciente:

O foco na segurança do paciente é o princípio basilar para uma estruturação sistemática de uma unidade de saúde que queira ser modelo de negócio, tal princípio é prioridade absoluta e deve orientar todos os processos e procedimentos, incorporando as boas práticas que evitam a ocorrência de eventos adversos.

 Quando existe uma equipe treinada e preparada com ênfase nessa cultura, não há como surgir decisão inefetiva, procedimento incorreto, enfim, os danos ao paciente não ocorrem de fato. O negócio envolve pessoas, a vida, a saúde e neste sentido, a humanização e a responsabilidade são antídotos.

Não há como relativizar a segurança do paciente, não é mesmo?

5. A gestão por indicadores:

Os indicadores devem estar alinhados com a visão da cultura da segurança do paciente e com o tipo de negócio, normalmente estão divididos em dois grandes blocos quando tratamos de clínica/hospital.

Primeiro, temos os indicadores operacionais manipulados pela equipe de suporte e apoio, contribuindo significativamente para a tomada de decisão, além de orientar a equipe assistencial. Essa equipe de apoio é formada por recepcionistas, faturistas, administrativo etc.

Como exemplos de indicadores de apoio temos o Índice de glosa, Tempo de espera, Taxa de retorno, Tempo Médio de Permanência na instituição etc.

Segundo temos os indicadores assistenciais, manipulados e gerenciados por profissionais da saúde e que controlam diretamente os riscos que envolvem a técnica, a saúde do paciente, o ambiente, dentre outras situações. A equipe assistencial é formada por enfermeiros, farmacêuticos, técnicos de radiologia, médico, nutricionista, fisioterapeuta etc. Como exemplos de indicadores assistenciais temos a Incidência de lesão por pressão, Incidência de quedas de pacientes, Taxa de infecção hospitalar, Satisfação do paciente, Taxa de ocupação etc.

Neste contexto é necessário que a clínica mapeie os pontos críticos que envolvam a especificidade do negócio e que não devem ser negligenciados.

6. As políticas e os Protocolos:

Para que a instituição esteja no compasso do mundo moderno, evidenciando socialmente seu engajamento no negócio, bem como o seu compromisso com a ética, é preciso que suas ações estejam em sintonia com as políticas e protocolos essenciais, pautados na conduta, na cultura e nas linhas de cuidado do paciente e que isso se disperse por todos os setores da empresa.

Atualmente existem diversos certificados de qualidade que referenciam as principais políticas necessárias, trazendo a clínica para o centro da qualidade e segurança do paciente. A meu ver, todas as clínicas deveriam ao menos ter um selo de qualidade específico de sua atuação, demonstrando um espírito empreendedor atendo as boas práticas, uma evidência de zelo, compromisso e responsabilidade.

7. O prontuário médico do paciente:

Não há como falar de Gestão de Clínica Médica e seus desafios sem mencionar o prontuário médico do paciente. Esse é um ponto que requer atenção!

O prontuário médico do paciente deve ser de uso restrito, único e exclusivo do médico, no qual o profissional e a clínica são considerados os guardiões, devendo proteger e garantir o sigilo das informações. O documento confidencial pertence ao paciente, pois constam as informações de sua vida e do seu estado de saúde.

O paciente pode solicitar a qualquer tempo uma cópia de seu prontuário médico.

Mas, como fica a gestão do prontuário médico quando o paciente falecer? É possível que um parente próximo solicite a cópia do prontuário?

No que se refere a prontuário médico, está aqui um ponto de desafio e inobservância da maioria das clínicas médicas, muitas das vezes, por falta de conhecimento.

Apesar de não refletir o posicionamento do CFM – Conselho Federal de Medicina, a Justiça determinou e o respectivo conselho foi obrigado a emitir a Recomendação CFM N°3/2014 determinando que a cópia do prontuário médico do paciente falecido, quando solicitada, deve ser entregue ao cônjuge/companheiro e sucessivamente aos sucessores legítimos até o quarto grau, entretanto, deve o solicitante comprovar o vínculo familiar e a clínica está obrigada a seguir a ordem de vocação hereditária. E o que isso significa?

A clínica não poderá entregar o prontuário para o filho do paciente morto, caso o cônjuge esteja vivo, ou seja, deve respeitar a ordem de vocação hereditária, neste exemplo apresentado, o prontuário deve ser entregue ao cônjuge sobrevivente e somente na ausência deste, poderá o filho ter acesso. Para conhecimento segue a ordem de vocação:

1 – Cônjuge ou companheiro 2 – Filhos, netos e bisnetos 3 – Pais, avós e bisavós 4 – Irmãos 5 – Sobrinhos e Tios 6 – Sobrinhos-netos, tios-avôs e primos.

Filipe. Tenho uma dúvida! O paciente tem possibilidade de restringir a entrega de seu prontuário?

Sim. Após a recomendação do CFM, a clínica e o profissional médico têm o dever de informar e orientar ao paciente para caso tenha interesse em restringir a entrega de seu prontuário, deverá o paciente assinar um termo específico em vida, proibindo a entrega de seu prontuário após sua morte.

Vale destacar que o conselho supramencionado busca reverter a decisão que determinou a possibilidade da concessão do prontuário, podendo tal orientação ser alterada. Mas por enquanto, é o que está valendo.

Aqui no Grupo Larch possuímos uma equipe especializada com experiência em gestão na área da saúde que pode lhe ajudar a superar esses desafios. Quer saber mais? Acesse nosso conteúdo sobre consultoria e terceirização.

Esses são alguns poucos pontos de desafios e que não podemos perder de vista. Espero ter contribuído para a administração do seu negócio e em breve, seguiremos com mais #LarchCompartilha.