Gastos Fantasmas: os grandes vilões do seu fluxo de caixa

Sabe aquelas pequenas despesas que fazem parte do dia a dia? Cuidado com elas! Esses pequenos gastos, mesmo que esporádicos, podem passar despercebidos e se tornarem os grandes vilões do seu fluxo de caixa.

Para você que faz o seu fluxo de caixa e anota todas as entradas e saídas, com certeza, é comum realizar lançamentos como “outros”, “pequenas despesas” ou até mesmo “despesas diversas”. Esses pequenos gastos do dia a dia que não temos vontade de descrevê-los, ou até mesmo anotá-los por acharmos desnecessários, são eles que acabam se juntando ao longo do mês em uma grande bola de neve, tornando-os significativos perante o resultado final.

Se você empreende, sabe que isso é muito comum e, provavelmente, se identifica com a história acima! Mas então, como identificar e evitar essas armadilhas?

Façamos um comparativo entre finanças empresariais e finanças pessoais: o gasto fantasma para uma pessoa física seria aquele cafezinho da padaria todos os dias. Se esse cafezinho custa R$2,50 no final da semana o gasto seria R$12,50, em um mês passaria para R$50,00 e ao final do ano teríamos um acumulado de R$600,00. Se você anotou e estava ciente deste gasto, ótimo! Se você não anotou este gasto e, possivelmente, outros também, pode ser que no final do mês não sobre aquele dinheiro para investir ou planejar a viagem em família.

Para as empresas, principalmente as pequenas e médias (MPE’s) é o mesmo princípio. Os pequenos gastos rotineiros que não damos importância ou sequer sabemos que existem são fortes componentes de um fluxo de caixa impactado ao final do mês. O café, o açúcar, o produto de limpeza, o estacionamento para guardar o carro durante uma reunião, a anuidade dos cartões, são exemplos de custos que “esquecemos” de anotar. É importante entendermos que esses gastos não são só R$10,00 ou R$20,00, são gastos que podem impactar no resultado no final do mês ou ano.

Por isso a dica é: anote tudo! É a forma que temos de evitar sustos com esses fantasmas. Quanto utilizamos uma classe “outros”, como vamos saber onde cortar esses custos? Então procure descrever ao máximo cada tipo de gastos e, além disso, categorizá-los, para que possam ser somados juntos no fim do mês.

Dicas para te ajudar a encontrar gastos fantasmas

Se você já anota tudo é hora de conhecer algumas ações que podem te ajudar a evitar surpresas desnecessárias de gastar mais do que o esperado.

Mantenha os dados em dia

Os dados são a base de um fluxo de caixa regrado e bem definido, então registrar todas as entradas (receitas) e saídas (custos e despesas), são os primeiros passos para ter um fluxo de caixa bem definido. Caso sua empresa esteja em fase de tração, ou seja, crescendo muito rápido, pode ser que os registros fiquem confusos ou até mesmo que deixem de registrar e, por isso, ter um sistema padronizado para os lançamentos é interessante.

Defina classes para os lançamentos

Defina e detalhe todos os lançamentos com suas respectivas descrições, a classe (custo fixo, custo variável, receita, despesa), a categoria (alimentação, vale transporte, salário), data, e outras informações que podem ser relevantes e necessárias. Detalhar os lançamentos, de maneira padronizada e organizada, que englobe todos os possíveis valores a serem lançados, ajudará no próximo passo.

Estude o Fluxo de Caixa

É importante entender quais são os maiores canais de drenagem do dinheiro da empresa, analisando onde se concentram os maiores gastos e, principalmente, em quais áreas e setores estão ocorrendo estes gastos fantasmas com mais frequência.  Façam perguntas certas para seu fluxo de caixa e faça uma análise dos resultados.

Defina tetos de gastos por frente ou por departamento

Antes que um gasto fantasma aumente, é importante definir tetos de gastos por funcionário, setor, filial. Com este teto, pode ser que até existam excessos com esses gastos fantasmas, mas por estarem dentro do limite aceitável eles não comprometem o planejamento financeiro.

Tome decisões assertivas

Sabendo pra onde seu dinheiro está sendo direcionado, é hora de corrigir eventuais ineficiências na alocação dos recursos, de acordo com o que é mais estratégico no momento para a empresa. As vezes cortar o “cafezinho” matinal não teria tanto impacto por representar um percentual muito baixo para os custos totais, mas cortar uma viagem para uma reunião que poderia ser feita de forma remota talvez seja!

O importante mesmo é ter disciplina de tudo aquilo que entra e sai do caixa da empresa e manter tudo anotado corretamente, para não ser mais necessário se preocupar com os custos fantasmas, que podem comprometer o seu fluxo de caixa.