Compliance de Dados no DP e RH

O termo “compliance”, originário do verbo inglês “to comply” (cumprir, estar em conformidade), descreve a obediência a leis e regulamentos. No contexto empresarial, compliance representa um conjunto abrangente de práticas e políticas que visam garantir a integridade, a ética e a sustentabilidade das organizações.
O compliance de dados nos setores de RH e DP pode ser entendido como uma atividade que visa assegurar o cumprimento das normas voltadas à proteção de dados, como, por exemplo, a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados). 

Em vigor há cerca de seis anos, a LGPD é um mecanismo legal que visa regular e garantir transparência no tratamento de informações pessoais. O Departamento Pessoal e de Recursos Humanos são os principais setores que trabalham com a coleta, tratamento e armazenamento de dados pessoais. Por isso, em tempos de LGPD, o cuidado deve ser redobrado. 

Manter o compliance de dados no RH e no DP ainda é um grande desafio para muitas empresas. Afinal, são inúmeras as atividades exercidas por esses setores, que abrangem desde o recrutamento e seleção até a gestão de ponto e folha de pagamento. Para garantir que os processos de coleta, tratamento e armazenamento de dados sejam feitos de maneira correta, é preciso seguir alguns cuidados.  

A gestão de dados no departamento de Recursos Humanos (RH) e Departamento Pessoal (DP) é de extrema sensibilidade, a não conformidade com as normas de compliance de dados pode expor a empresa a riscos significativos, como multas, processos judiciais e danos à reputação.

As sanções legais, decorrentes do desrespeito às leis como a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais), podem resultar em multas pesadas e outras penalidades. Além disso, vazamentos de dados ou uso indevido de informações pessoais podem manchar a imagem da empresa, gerando danos à reputação perante colaboradores, clientes e o mercado em geral. O uso indevido de seus dados pessoais, e a falta de transparência e segurança no tratamento de dados pode levar à perda de confiança dos colaboradores na empresa. Por fim, a falta de medidas de segurança adequadas torna os dados da empresa vulneráveis a ataques cibernéticos.

Para mitigar esses riscos, o RH e o DP devem adotar boas práticas de compliance de dados.

– O mapeamento de dados é essencial para identificar todas as informações pessoais coletadas, armazenadas e utilizadas.
– A elaboração de políticas de privacidade claras e transparentes informa os colaboradores sobre como seus dados são tratados.
– A coleta de consentimento garante que os colaboradores autorizem o uso de seus dados pessoais, quando necessário.
– A implementação de medidas de segurança protege os dados contra acesso não autorizado, perda ou roubo.
– O treinamento e a conscientização dos colaboradores sobre as políticas de privacidade são cruciais.
– A transparência e o acesso garantem que os colaboradores possam consultar e corrigir seus dados pessoais.
– A realização de auditorias regulares verifica o cumprimento das políticas e identifica falhas. Criação de canais de denúncia permite que os colaboradores relatem violações de dados.

Os departamentos de RH e DP desempenham um papel fundamental na implementação e manutenção dessas ações e na construção de um programa de compliance eficaz.

Suas responsabilidades incluem:
– Desenvolvimento de Políticas: Criar políticas de RH que promovam a ética, a transparência e a conformidade legal.
– Treinamento e Educação: Capacitar os colaboradores sobre as políticas de compliance, a importância da ética e os canais de denúncia.
– Monitoramento e Avaliação: Acompanhar o cumprimento das políticas de compliance e identificar áreas de melhoria.
– Comunicação e Engajamento: Comunicar as políticas de compliance de forma clara e acessível, incentivando o engajamento dos colaboradores.
– Resolução de Conflitos: Mediar conflitos e garantir que os problemas sejam resolvidos de forma justa e equitativa.

O uso de ferramentas e tecnologias também auxilia no compliance de dados. Os diversos Sistemas de Gestão de RH (HRIS) oferecem recursos de segurança e privacidade. Softwares de proteção de dados criptografam e protegem as informações. Plataformas de treinamento online capacitam os colaboradores sobre compliance de dados.

Ao adotar essas boas práticas e utilizar as ferramentas adequadas, o RH e o DP garantem a conformidade com as leis de proteção de dados, protegem a privacidade dos colaboradores e evitam riscos para a empresa.

O Papel do RH e DP na Construção de uma Cultura de Compliance:

Compliance não se limita a evitar sanções legais. Ele busca criar uma cultura organizacional que valorize a conduta ética, a transparência e a responsabilidade em todas as áreas da empresa.

Isso envolve:
– Conformidade Legal: Garantir o cumprimento de leis, regulamentos e normas aplicáveis aos setores da empresa.
– Ética e Integridade: Promover valores entre os colaboradores como honestidade, transparência e respeito em todas as relações da empresa.
– Gestão de Riscos: Identificar, avaliar e mitigar riscos de não conformidade que possam prejudicar a empresa.
– Sustentabilidade: Adotar práticas empresariais e de conscientização dos colaboradores que considerem o impacto social e ambiental das atividades da empresa.

Ao integrar o compliance à cultura organizacional, o setores de RH e DP ajudam as empresas a reforçar e demonstrar seu compromisso com a ética, a transparência e a sustentabilidade, construindo um futuro mais íntegro e responsável.