Gerenciamento de dados e automação em processos financeiros: etapas importantes para uma gestão verdadeiramente eficiente

A comunicação é um processo social que possibilita a troca de informação entre indivíduos, tornando-se, sem dúvida, uma atividade essencial para a vida em sociedade. Em suma, comunicar consiste na troca de mensagens entre emissor e receptor através de um padrão de linguagem adequado ao canal e receptor.

É possivel dizer que a capacidade de se comunicar tem relação direta com o desenvolvimento humano, pois quando o conhecimento adquirido por um indivíduo é replicado aos demais acontece a manutenção da informação e sua longevidade é aumentada. Em muitos aspectos, este compartilhamento encurta o processo de aprendizado e minimiza erros.

Este processo tão presente no cotidiano e aparentemente simples é, na verdade, um grande desafio.

A comunicação no meio corporativo

No mundo corporativo a complexidade só aumenta. As empresas estão constantemente se comunicando num ambiente altamente dinâmico. Este dinamismo se dá por conta dos estímulos externos do mercado tanto por meio dos concorrentes e tendências quanto através dos clientes e fornecedores.

Essa troca de informação é capaz gerar dados valiosos quando bem aproveitada. Dados podem ser convertidos em indicadores e informações gerenciais muito úteis no direcionamento estratégico. Já no âmbito operacional, dados parametrizados facilitam a conexão entre as etapas dos processos.

Porém, esse fluxo mal gerido tornam os processos menos assertivos e lentos. 

Gerenciamento de dados

O gerenciamento de dados tem por objetivo parametrizar a geração e absorção dos dados movimentados durante a execução dos processos. Neste contexto, é fundamental encontrar maneiras de aproveitar as informações de forma padrão e objetiva para que, desta forma, a comunicação entre os envolvidos no processo aconteça de forma eficiente.

O processo de gerir dados se refere ao ato de coletar, armazenar, organizar, proteger e analisar informações que são base importante para identificar tendências, melhorar processos e impulsionar a inovação.

Etapas da informação em um fluxo de gerenciamento de dados

Coleta

A coleta da informação é o ponto de partida para gerar informação com qualidade. A captação dos dados não pode ser um fardo para o processo, portanto ela precisa ser prática e objetiva para levantar a informação necessária. Independente se a coleta da informação é realizada através de um formulário manual ou de um sistema robusto é importante que os dados atendam um parâmetro definido previamente e, assim, possibilitar o tratamento em escala.

Os dados precisam ser armazenados de forma segura e eficiente. Isso pode envolver o uso de bancos de dados, sistemas de armazenamento em nuvem e outras tecnologias.

Organização

A organização destes dados são fundamentais na continuidade do processo. Visto que os dados coletados já estão parametrizados, é necessário que estejam armazenados conforme a sua natureza e finalidade para facilitar pesquisas e consultas.

Proteção

Até o momento o que se tem é a informação sem tratamento algum, ou seja, o dado original. É importante manter os dados originais disponíveis para consultas, validações e, sobretudo, preservar a integridade da informação. Portanto, ele precisa ser preservado e fornecer informações confiáveis.

É importante que esta informação esteja protegida e acessível à usuários chaves.

Análise

Com os dados armazenados e padronizados é possível usar a informação para projetar cenários, verificar a incidência de determinado evento, analisar os resultados passados. Enfim, a análise estratégica aliada ao gerenciamento de dados é, sem dúvida, uma forma de obter vantagem competitiva perante o mercado.

Automação de processos

A tomada de decisão para investir tempo e dinheiro em automatização dos processos deve anteceder o caos. Por isso, é fundamental se movimentar antes dos processos estarem sobrecarregados frente as demandas, mas também garantir que informação esteja parametrizada através de um bom gerenciamento de dados.

Dados armazenados e parametrizados são um passo muito bem dado para que automações sejam implantadas. Processos automatizados diminuem o esforço humano e minimizam as chances de erro. Um ponto muito importante é que todo esforço operacional fica diminuído e sobra mais tempo para assuntos estratégicos sejam abordados.

Momento ideal para implantar automações

É uma máxima verdadeira quando dizem que “quanto mais tempo gasto em processos operacionais menor será o tempo gasto em gestão e estratégica”.

Por isso, é parte do esforço identificar quais tarefas demandam mais tempo e representam um gargalo maior no processo. Se estamos falando de uma empresa em franco desenvolvimento, por exemplo, processos demasiadamente manuais tendem a custar muito ou diminuem a qualidade do produto ou serviço.

Ao implantar processos autônomos é importante garantir que estes são compatíveis com processos existentes. É fundamental que o processo implantado seja capaz de admitir, armazenar e interpretar a informação vinda do processo anterior com o mínimo de intervenção do usuário. Por outro lado, a ferramenta também precisar ser capaz de gerar informação gerencial, de forma que possa ser trabalhada e manuseada em escala.

Processo de Implantação

Uma grande dor no processo de implantação de tarefas autônomas é o tempo gasto na transição. Portanto este fator deve também ser trabalhado e considerado. Neste sentido, é importante facilitar a adaptação dos colaboradores diante das mudanças através de métodos de gestão.

Padronizar não é sinônimo de engessar, por isso um processo autônomo também deve ser capaz de se adaptar a novas realidades e demandas. Por isso, é importante que o conceito correto do processo esteja arraigado antes mesmo da automação ser implantada. Desta forma, a equipe estará preparada para lidar com erros e anomalias que possam surgir com o passar do tempo.

Processos a serem automatizados

Obviamente, cada empresa possui sua demanda em relação a automação de processos. Como visto, o tamanho da operação e a complexidade das tarefas compõem os fatores determinantes para estas mudanças. Contudo, a seguir estão listados alguns processos fundamentais do financeiro que podem automatizados.

Conciliação bancária

A conciliação bancária basicamente consiste em conferir se a movimentação bancária corresponde ao controle interno da empresa. A forma como isso acontece é comprando ambas informações e, desta forma, é possível constatar se o valor movimentado no banco é igual aos dados que a empresa possui anotado.

É um processo trabalhoso quando realizado manualmente, porém existem sistemas que agilizam esta tarefa.

O processo pode variar de acordo com o sistema e banco, mas o objetivo não varia. Existem sistemas mais robustos que oferecem automação integração automática com o banco. A forma tradicional de trazer as informações bancárias é através do arquivo OFX, o resultado é o mesmo, mas a importação é manual.

Faturamento

Otimizar o faturamento significa designar mais tempo às vendas e gestão comercial.

Como ponto de partida o software deverá registrar todas as transações de vendas ou serviços prestados. Isso pode incluir a criação de pedidos, registros de horas trabalhadas, ou qualquer atividade que gere receita.

Com base nas informações de venda o sistema deve gerar uma fatura que detalhe os itens vendidos, preços, quantidades, encargos, dentre outras informações pertinentes.

Gerada a fatura, processo autônomo deve ser capaz de enviar as faturas aos clientes. É interessante que a mensagem seja personalizada.

Emissão de notas fiscais

A implementação da emissão de nota fiscal automática envolve a integração de sistemas de contabilidade, estoque, vendas e faturamento.

As regras fiscais e alíquotas de impostos precisam ser configuradas de acordo com a legislação vigente no local onde a empresa opera.

É necessário padronizar o momento que a nota fiscal precisa ser emitida automaticamente. Isso pode incluir a detecção de uma venda concluída, a identificação de um cliente recorrente, entre outros critérios.

Uma vez configurado, o sistema deve ser capaz de gerar automaticamente a nota fiscal quando as condições definidas forem atendidas.

Após a emissão, é necessário que as notas fiscais emitidas sejam armazenadas de maneira segura e em conformidade com os requisitos legais. Muitas jurisdições exigem a manutenção de registros fiscais por um determinado período.

Gestão de contas a pagar

Para garantir uma visão holística e uma troca eficiente de dados, o sistema de automação de contas a pagar deve estar integrado com outros sistemas, como contabilidade e outras partes do processo, como gestão de compras.

Através da integração é possível viabilizar o processamento automático, reduzindo a necessidade de entrada manual de dados através da digitalização de documentos, como faturas e recibos. Além disso, determinar quais contas necessitam de aprovação de outro usuário antes do pagamento.

É valido configurar notificações automáticas para lembrar sobre datas de vencimento, aprovações pendentes e outras atividades críticas relacionadas às contas a pagar.

Cobrança

Este é um processo especialmente relevante para empresas que precisam lidar com inúmeras transações financeiras e garantir o recebimento de pagamentos de clientes. Por isso, em vez de enviar faturas físicas, é desejável que a processo de faturamento esteja automatizado.

Instituir regras automatizadas para incluir descontos para pagamento à vista ou planos de parcelamento automáticos favorecem a otimização do atendimento.

Lembretes automáticos de pagamento para serem enviados aos clientes antes das datas de vencimento. Isso pode ser feito por meio de e-mails, mensagens de texto ou notificações no portal do cliente.

Integrar o sistema de cobrança com diferentes meios de pagamento, como cartões de crédito, débito automático, boletos bancários, entre outros, para facilitar a liquidação das faturas.

Relatórios automáticos que forneçam informações sobre a inadimplência, permitindo uma rápida intervenção em casos de clientes com contas em atraso.

Gestão de Inadimplência

A automação nesse contexto pode ajudar a identificar, abordar e resolver situações de inadimplência de forma mais rápida e eficaz.

Assim como no processo de cobrança, enviar mensagens automáticas para serem enviadas aos clientes em atraso. Isso pode incluir lembretes de pagamento, notificações sobre a inadimplência e informações sobre as consequências caso o pagamento não seja efetuado.

Regras automatizadas para negociar condições de pagamento com clientes em atraso agiliza as negociações mais simples. Essas opções podem ser apresentadas automaticamente aos clientes com contas em atraso.

As ferramentas automatizadas para manter as informações de contato dos clientes atualizadas são cruciais para garantir que as comunicações relacionadas à inadimplência cheguem aos destinatários corretos.

Sistemas de análise de risco automatizados para avaliar a probabilidade de recuperação dos valores em atraso pode influenciar as estratégias de abordagem e negociação.

Um histórico automatizado dos pagamentos anteriores e padrões de comportamento financeiro do cliente ajudam a personalizar abordagens e estratégias com base no histórico individual.

Relatórios automáticos que forneçam insights sobre o desempenho da gestão de inadimplência permitem ajustes contínuos nas estratégias com base nos resultados obtidos.

Notificações automáticas aos clientes quando acordos de pagamento forem alcançados ajudam a manter transparência e promove a confiança durante o processo de negociação.

Não menos importante: certificar de que todas as práticas de automação estejam em conformidade com regulamentações de privacidade e segurança, especialmente ao lidar com informações financeiras sensíveis.

Fluxo de caixa

A automação do fluxo de caixa não apenas economiza tempo, mas também reduz a probabilidade de erros manuais, proporcionando uma base mais sólida para a tomada de decisões financeiras estratégicas. O fluxo de caixa, resultado de diversas movimentações financeiras dentro de determinado período, precisa estar conectado aos demais processos que movimentam recursos.

Parametrizar algoritmos e modelos para prever o fluxo de caixa futuro com base em padrões históricos auxiliam na antecipação de períodos de escassez de caixa ou na identificação de oportunidades para investir.

Alertas automáticos para notificar quando o saldo de caixa estiver abaixo de um limite predefinido ajudam na tomada de decisões proativas para evitar situações de escassez de recursos.

Relatórios automáticos que forneçam uma visão detalhada do fluxo de caixa. Isso inclui demonstrativos de resultados, análise de variações e projeções futuras.

Gestão de impostos

Automatizar a gestão de impostos é uma prática fundamental para garantir a conformidade fiscal, reduzir erros e otimizar o processo de pagamento de tributos.

A Integração do sistema de gestão de impostos com os órgãos governamentais responsáveis pela arrecadação facilita a transmissão automática de informações fiscais, como declarações e obrigações acessórias.

É desejável o sistema calcular automaticamente os impostos devidos com base nas transações da empresa. Isso inclui impostos sobre vendas, impostos retidos na fonte, entre outros.

Configurar o sistema para controlar automaticamente os créditos fiscais, garantindo que a empresa possa se beneficiar de todas as deduções e isenções fiscais disponíveis.

Ferramentas de geração automática de relatórios fiscais para facilitar a prestação de contas e a auditoria. Isso inclui relatórios para órgãos fiscais e internos.

Conclusão

Automatizar processos não apenas melhora a eficiência operacional e reduz o risco de erros e problemas, mas sobretudo favorece uma abordagem estratégica da informação gerada.

A nossa equipe financeira do Grupo Larch está preparada para ajudar você e a sua empresa nesse processo de automação e utilização de dados de forma consciente e estratégica, através da nossa Consultoria e Terceirização Financeira.