Como utilizar a metodologia 5W2H na sua Gestão Financeira

A metodologia 5W2H é uma ferramenta que visa facilitar o planejamento de qualquer atividade, os empreendedores devem usar ferramentas estratégicas, a seu dispor em favor do desenvolvimento do negócio, pois quanto mais bem gerida a empresa, maior a probabilidade de sua sobrevivência no mercado e melhores serão os resultados.

Com a rotina agitada das empresas, muitos profissionais não estruturam suas atividades de maneira ordenada. Não se deve perder de vista a importância de ter um planejamento estratégico. A organização é o passaporte para o sucesso de um novo negócio.

O que é a metodologia 5W2H?

Trata-se de uma ferramenta que auxilia na estruturação de um plano de ação com o objetivo de atingir determinada meta. A metodologia 5W2H permite que novos projetos e iniciativas sejam bem definidas, e claras para que se aumentem as chances de alcançar os resultados desejados no tempo proposto.

Com Planos de Ação criados por esse método é possível tomar melhores decisões e entender o que deve ser feito para resolver um problema ou implementar um novo processo, por exemplo.

Basicamente o 5W2H funciona da seguinte maneira: para criar um Plano de Ação você deve responder 7 perguntas. São elas: O que será feito? (What); Quem será o responsável? (Who); Quando será feito? (When); Onde será feito? (Where); Qual o motivo de ser feito? (Why); Como será feito? (How); Quanto custará? (How much)

5W2H aplicado a Gestão Financeira

 O 5W2H pode ser uma ferramenta importante na hora de criar Planos de Ação e pode ajudar e muito na sua Gestão Financeira. Vamos ver alguns exemplos:

1. Previsão de Gastos

Para ter um bom processo de Previsão de Gastos, é importante, além de fazer o planejamento financeiro, controlar as tarefas necessárias para se concluir o objetivo, então vamos criar um Plano de ação para cada uma dessas tarefas. Todo esse processo é importante para conseguir se antecipar e planejar para custos futuros.

Planejamento Financeiro

Todo gestor financeiro deve se preocupar em fazer o Planejamento Financeiro da empresa, para conseguir entender exatamente o quanto cada área pode gastar, o quanto a empresa precisa vender e, com esses números batendo, o quanto a empresa terá de lucratividade.

O Orçamento da empresa dará um norte para o negócio, tanto do quanto ele deve vender, quanto da quantidade de dinheiro que ele poderá gastar. Por isso sua importância.

• What (O que será feito?): Montagem do Planejamento Financeiro do Primeiro Semestre da Empresa.
• Why (Qual o motivo de ser feito?): Planejar o orçamento para evitar surpresas durante o período
• Who (Quem será o responsável?): Gerente Administrativo Financeiro
• When (Quando será feito?): Início:01/10/2022 à Prazo Final:15/10/2022
• Where (Onde será feito?): Na própria empresa
• How (Como será feito?): Levantamento de dados históricos, montar o planejamento financeiro, comunicar os orçamentos para áreas da empresa.
• How much (Quanto custará?): –

 2. Diminuir Custos

 Um dos principais objetivos da área financeira é diminuir os custos da empresa. A diminuição de custos é uma das responsáveis por aumentar a sua taxa de lucratividade, pois vai se gastar menos para ter uma receita igual a patamares anteriores. No exemplo abaixo vamos ver como uma empresa pode diminuir seus custos com alguns planos de ação.

Mapear Custos

Antes de começar a pensar em diminuir os custos, é importante mapear as principais despesas da sua empresa e descobrir quais as que causam mais impacto. Para isso é importante criar um Plano de contas e fazer um registro das principais movimentações de entradas e saídas financeiras da empresa.

• What (O que será feito?): Mapeamento das despesas e receitas e criação do Plano de Contas.
• Why (Qual o motivo de ser feito?): Fazer melhor controle financeiro da empresa.
• Who (Quem será o responsável?): Diretor Administrativo Financeiro
• When (Quando será feito?): Início:15/10/2022 à Prazo Final:30/10/2022
• Where (Onde será feito?): Na própria empresa
• How (Como será feito?): Mapear principais receitas, mapear principais despesas, separar receitas e despesas em grupos de contas, criação do plano de contas
• How much (Quanto custará?): –

Analisar Fluxo de Caixa

 Depois do Plano de Contas concluído é hora de começar a analisar os resultados financeiros da empresa através da análise do fluxo de caixa. Assim você conseguirá entender claramente quais as principais despesas que estão afetando a sua lucratividade.

• What (O que será feito?): Serão analisados os lançamentos e quais as contas que trazem prejuízos.
• Why (Qual o motivo de ser feito?): Para que possamos descobrir e diminuir os principais custos
• Who (Quem será o responsável?): Gerente Financeiro
• When (Quando será feito?): Início:01/11/2022 à Prazo Final:15/11/2022
• Where (Onde será feito?): Na própria empresa
• How (Como será feito?): Analisar os gráficos das principais receitas e despesas, verificar gastos desnecessários, fazer relatório com principais sugestões
• How much (Quanto custará?): –

Quanto mais planejamentos os gestores aplicarem nos processos de sua empresa, maiores são as chances de o negócio ter sucesso no mercado. Ao aplicar a metodologia 5W2H na gestão financeira, o controle financeiro será aprimorado e o gestor conseguirá desenvolver a empresa com as finanças saudáveis.

O importante é documentar de forma clara, organizada e detalhada as respostas para as 7 perguntas para que as informações contidas no planejamento não gerem dúvidas

Cabe ressaltar que a ferramenta é dinâmica e que permite ajustes. Por isso, é preciso que o gestor acompanhe o andamento das atividades, se atentando a possíveis necessidades de adição, modificação ou eliminação de alguma etapa, sempre comunicando todos os envolvidos.