4 indicativos que pode estar na hora de implementar um sistema de gestão na sua empresa!

No mundo corporativo vivemos uma era em que boa parte dos problemas empresariais podem ser resolvidos com a implementação de algum software ou sistema especializado. Mas será que seguir esse caminho é sempre a melhor escolha? A verdade é que um sistema nem sempre resolve todos os gargalos de um processo, e mais, em alguns momentos, ele pode até mesmo trazer mais problema, considerando alguns fatores como a complexidade do sistema, o preço muito alto, a falta de suporte, e outros.

Tendo em vista essa reflexão, em que momento, de fato, um sistema de gestão, pode realmente ajudar a resolver um gargalo específico da sua empresa?

A resposta dessa pergunta depende da origem do problema que tem sido observado e da solução que o sistema se compromete a trazer. Por exemplo, se existe uma dificuldade muito grande na cadência e gerenciamento do relacionamento com os clientes, a implementação de um sistema de CRM (Customer Relationship Management) pode ser uma excelente opção. Se o gerenciamento das contas a receber e a pagar for complexo e desorganizado, um sistema de gestão financeira poderá ajudar no controle das contas.

Independente do ramo de atuação do sistema de gestão e da solução que ele proporciona, boa parte dos problemas que eles buscam solucionar seguem um determinado “padrão” e, é bem provável, que se você está observando um dos 5 problemas listados abaixo (ou até mesmo, mais de um deles), a implementação de um sistema de gestão pode te ajudar.

Mas antes de falarmos um pouco mais sobre esses 5 impasses empresariais precisamos alinhar alguns pontos. Devemos lembrar que um sistema não é operacionalizado sozinho, ele precisa de pessoas para fazer com que a ferramenta de fato funcione. Portanto é fundamental que toda a equipe que irá usar o sistema acredite na ferramenta e no poder dela. Lembre-se que essa equipe também deve ser tecnicamente capaz de usar o sistema no dia a dia, então treinamentos e demonstrações são fundamentais durante o processo de implementação.

Portanto, apenas fechar parceria com a empresa de um software de gestão não é a solução dos problemas, as pessoas irão usar ele como uma ferramenta para ajudar a empresa a atingir os seus objetivos. Com isso alinhado, vamos para os 4 indicativos:

Dificuldade para encontrar informações

A dificuldade de lidar bem com o gerenciamento de informações é um problema que gera vários outros dentro de uma empresa, por isso resolvemos começar por ele.

Você provavelmente já ouviu falar que estamos na era dos dados, certo? Basicamente os dados são usados para qualquer tomada de decisão estratégica e somente é possível garantir a assertividade de determinada ação se nos baseamos em dados e informações sólidas e confiáveis. Com isso em mente, levantamos um questionamento: Como você vem gerindo e cuidando das informações da sua empresa?

É fundamental termos, com facilidade, acesso a informações estratégicas da nossa empresa. Se hoje você demora muito tempo para encontrar os dados da sua empresa, independente da área de gestão (produção, financeiro, comercial, gestão de pessoas, etc.), isso pode ser um sintoma que talvez seu negócio precise ter um local de acesso de informações mais dinâmico, o que poderia ser resolvido com a implementação de um sistema de gestão.

A maioria dos sistemas atuais apresentam a opção da exportação de dados, da geração de relatórios e muito mais. Tudo isso para você ter acesso a dados importantes de uma forma mais rápida e produtiva. Vale a pena pensar a respeito disso!

Improdutividade na realização de uma tarefa específica

Você já se deparou com uma tarefa muito repetitiva e se perguntou se teria uma forma mais rápida e automatizada de realizar aquilo? Isso pode ser um grande sinal que, talvez, exista uma forma mais rápida e simples de realizar aquela tarefa utilizando uma ferramenta, um sistema ou software.

Com essa automatização na realização de tarefas repetitivas, um sistema de gestão poderia aumentar a produtividade no trabalho, tendo em vista que ganharíamos muito tempo ao deixar de fazer tarefas repetitivas e poderíamos usar esse tempo para algo mais estratégico.

Imagine deixar de gastar horas com aquela tarefa semanal ou mensal que você costuma fazer e, com pouco cliques, realizar essa tarefa em minutos. É possível que exista alguma ferramenta pronta para te ajudar nesse processo.

Falta de controle e gerenciamento de equipes e tarefas

Realizar uma gestão assertiva já é uma tarefa difícil, mas ela pode ser ainda mais complexa se não tivermos as ferramentas certas para uma boa tomada de decisão.

Os gestores precisam gerenciar bem os processos nos quais eles são responsáveis, entender como cada pessoa se encaixa melhor nesses processos e também monitorar os resultados atingidos de uma forma estratégica. Muitas funções para uma pessoa só, não é mesmo? Em todas essas etapas é humanamente provável que ocorra erros. Por isso, muitos gestores de pequenas e grandes empresas contam com sistemas de gestão que facilitam o monitoramento de todos esses pontos fundamentais.

Se você constantemente sente dificuldade em gerir tarefas e equipes, talvez a implementação de uma ferramenta voltada para a sua área de atuação possa te ajudar nessa questão.

Necessidade de integrar várias informações de fontes diferentes

Por fim, iremos falar um pouco sobre a necessidade da integração de dados de várias ferramentas em uma só, o que também é cada vez mais comum no dia a dia das empresas atualmente.

Se imagine na seguinte situação: Você precisa definir um cronograma para o início de um processo importante da sua empresa, porém, cada uma das informações que você precisa para a construção desse cronograma está um sistema diferente. Sua tarefa será procurar essas informações e dados em todos os sistemas, passar essas informações para um único local, para depois entender e criar o seu cronograma. Todo esse trabalho poderia ser realizado de uma forma mais ágil e assertiva se houvesse uma integração entre os sistemas em questão para que todos os dados necessários estivessem no mesmo local.

Muitos sistemas apresentam a opção da integração com outras ferramentas como o Whatsapp, e-mail, redes sociais em geral e várias outras ferramentas que nós utilizamos muito no nosso dia a dia empresarial. Tudo isso para mantermos as informações em um mesmo local e agilizarmos o que demoraríamos mais tempo para fazer

Você deve ter notado que os 4 indicadores apresentam uma certa ligação. Isso acontece porque, muitas vezes, um problema acaba gerando o outro. Mas identificando um deles, talvez irá valer a pena começar a buscar uma ferramenta.

Uma dica final:

Se você está passando por um problema na sua empresa e desconfia que a implementação de um sistema de gestão pode ser a solução, antes de mais nada, sempre busque entender com clareza a origem do problema, o real motivo pelo qual ele acontece e quais são suas consequências antes de seguir qualquer outro passo. Após esse primeiro momento de diagnóstico, pesquise bastante as opções que o mercado oferece, levante os pontos fracos e fortes de cada sistema, entenda o custo benefício e envolva as pessoas que irão utilizar o sistema no dia a dia. Somente assim será possível fazer com que o sistema de gestão de fato ajude sua empresa.