DMAIC aplicada a área de controladoria

DMAIC – (em inglês para Define, Measure, Analyse, Improve and Control) é composta pelos seguintes passos: definição, mensuração, análise, melhoria e controle.

O objetivo dessa ferramenta é melhorar os processos, obter ganhos de qualidade das entregas, reduzir despesas, eliminar desperdícios, aumentar a produtividade e integrar equipes com objetivos claros.

Vamos falar sobre cada etapa dessa ferramenta e veja como ela pode contribuir para alcançar todas as atividades de maneira satisfatória:

D – Definição

Nessa etapa procura-se definir qual é o foco do processo, ou seja, o que precisa ser trabalhado. Não necessariamente teremos um problema a tratar, às vezes é uma melhoria a implementar. Nesse momento temos algumas perguntas que podemos fazer para nos ajudar, por exemplo:  quais os processos do departamento de controladoria são, ou podem ser, mais críticos para os resultados da empresa? Como esses processos podem influenciar o resultado financeiro? Qual a meta de entrega deste processo? Existem gargalos ou fraquezas no processo que precisamos atuar? Quem são as pessoas envolvidas no processo e como podem ser integradas na sua reavaliação? Quem será o líder e qual o cronograma?

Ferramentas que podem ser utilizadas nessa etapa: Mapa de Raciocínio; Escopo do Projeto, SIPOC.

M – Mensuração

Nessa etapa devemos obter indicadores que comprovem aquilo que definimos na etapa anterior, ou seja, é o momento em que será observada como se encontra a situação atual e com isso serão levantadas as potenciais causas do problema ou o que está impedindo a melhora de um determinado processo.

Perguntas que podem ajudar nesta etapa: Como o processo se encontra atualmente? O processo apresenta fontes de variabilidades? Quais são elas? Os dados apresentados são confiáveis? Os dados históricos que foram levantados apresentam que tipo de comportamento?

Ferramentas que podem ser utilizadas nessa etapa: Mapa de Processo, Diagrama de Ishikawa, Matriz de Esforço x Impacto, Histograma, Boxplot e Pareto.

A – Análise

Esta é a etapa para analisar com mais clareza as oportunidades de melhorias, de redução de custos e riscos e ganho de produtividade.

Pergunta que pode nos ajudar nesta etapa: Quais as causas raízes que devem ser atacadas para que o resultado seja melhor?

Melhores ferramentas para esta etapa: Diagrama de Dispersão; Regressão Linear, Testes de Hipóteses.

I – Melhoria (Improve)

É nesta etapa que testamos e executamos as melhorias propostas, ou seja, é imprescindível o envolvimento de todos no processo. É agora o momento de colocar em prática o plano de ação elaborado e então avaliar os prós e os contras do que foi planejado. Nem sempre o planejado será o ideal e este é o momento para identificar a necessidade de novos planos de ação ou apenas pequenas mudanças no que foi planejado.

Perguntas ideais para ajudar nesta etapa: Quais as possíveis ações voltadas para a melhoria? As melhorias que foram propostas podem se transformar em soluções e serem implementadas? Como as soluções escolhidas podem ser testadas para que se a meta seja alcançada sem que surjam efeitos colaterais não desejados? Os resultados financeiros podem ser medidos de que forma após a implementação do plano de ação?

Principais ferramentas utilizadas na fase de Melhoria: Diagrama da Árvore, Matriz de Priorização, Plano de Ação, 5S, Kaizen.

C – Controle

Por fim, a última etapa da ferramenta DMAIC, o controle. Com ela vamos controlar se os nossos processos continuam conforme o planejado e redesenhado. É nesta etapa que monitoramos os resultados alcançados, para isso, o ideal é criar um plano de controle de forma que garanta que os resultados obtidos não sejam perdidos.

Perguntas a serem feitas nesta etapa: Os resultados financeiros e a meta foram atingidos? Quais os controles que foram estabelecidos com o intuito de garantir que as melhorias alcançadas sejam sustentáveis? Quem atuará como gerente do processo e qual a forma que ele vai adotar para fazer o acompanhamento? Há a necessidade de criar ou de fazer alguma atualização nos padrões e nos procedimentos? Quem está envolvido que terá de passar por um treinamento?

Ferramentas a serem utilizadas: POPE – Procedimento Operacional Padrão, Poka Yoke.

A metodologia DMAIC na Controladoria

A Controladoria é a área responsável pelo controle orçamentário e administrativo de uma organização. É ela que apoia, monitora e direciona muitas atividades e decisões dos demais departamentos, além das decisões gerenciais. Por isso é extremamente importante ter procedimentos bem definidos, padronizados e inovadores, assim como pessoas com objetivos claros.

Com a metodologia DMAIC fica mais fácil visualizar onde é preciso mais dedicação no planejamento de projetos que tragam retorno tanto financeiro quanto de qualidade das atividades, para que a melhoria seja real, válida e contínua.

Mapear todo o movimento de uma conta orçamentária, delimitando tetos de gasto e acompanhando todo o processo das despesas desde o momento do planejamento, seguindo para o momento em que é apontada a necessidade do gasto, quais os documentos suporte, se atende aos requisitos fiscais, quais as aprovações necessárias e se foram feitas corretamente, qual é o seu impacto no resultado da empresa, e por fim o acompanhamento contínuo para que seja mantida a forma ideal de fazer. Esse é um pequeno exemplo que resultaria de vários processos menores mapeados pela metodologia DMAIC.