Gestão de Compras e Estoque: Cuidados importantes na cadeia de Suprimentos

Quando nos referimos ao conceito de Cadeia de Suprimentos, trazido do termo em inglês Supply Chain, entramos em um vasto e rico campo que engloba desde a fabricação e a aquisição de materiais até a chegada do produto ao consumidor final. Porém, queremos aqui voltar nosso olhar para os processos de Compras e de Estocagem, tão presentes e relevantes ao sucesso de um negócio. 

É comum encontrar empresas constantemente preocupadas em comprar com o menor preço e com a melhor condição, mas também é importante somar a essa preocupação outras atitudes integradas, que vão além das técnicas de negociação no ato de uma compra. Por exemplo, ao buscar um prazo de pagamento que esteja em sintonia com o setor financeiro da empresa e sua estratégia de fluxo de caixa para aquele momento.

Como uma visão integrada pode contribuir?

Não é raro encontrarmos prazos de pagamento acordados no momento da compra menores que o tempo necessário entre o recebimento do item, lançamento do documento fiscal, até a realização do pagamento pela empresa. Considerar estes prazos não significa, necessariamente, perder oportunidades de melhor preço em uma negociação.

Entender de forma sistêmica processos que se conectam pode fazer toda a diferença para tornar uma organização mais competitiva, sobretudo em um cenário de margens apertadas de negociação, onde a oportunidade para uma melhor condição de compra pode estar também na otimização de um frete, no desenvolvimento de novos fornecedores ou até mesmo no volume total negociado.

A gestão eficiente dos estoques também se torna processo chave, com entregas sensíveis para a realização de uma boa compra, como solicitar a reposição de materiais em tempo suficiente para respeitar etapas de busca de fornecedores no mercado, negociação, análise, aprovação de propostas e o chamado “Lead Time”, que engloba desde a efetivação do pedido até a chegada do item no prazo previsto.

A importância do recebimento de compras

Sabemos que a busca contínua de se trabalhar com estoques reduzidos aumenta cada vez mais o desafio no seu dimensionamento e nos pontos de ressuprimentos, porém é muito importante que todo o prazo de ressuprimento seja sempre considerado, abrangendo, ainda, o tempo necessário para o recebimento de materiais, com suas etapas de conferências e liberações, comumente subvalorizadas indevidamente no dia a dia das empresas. 

Como poderíamos imaginar a compra de um móvel ou eletrodoméstico para nossa casa sem conferir se aquilo que compramos de fato é aquilo que foi entregue e nas condições esperadas?

Guardadas as proporções é o mesmo acontece nas empresas, com o agravante de se tratar de valores e quantidades significativamente maiores, envolvendo colaboradores diferentes entre os processos de compra e de recebimento, onde informações relevantes precisarão ser disponibilizadas corretamente para assegurar assertividade e agilidade no momento da conferência de critérios mínimos, como fornecedor, quantidade, descrição, preço, forma de pagamento e frete.

Previsibilidade

Outro aspecto importante é o quanto uma boa previsão da demanda de materiais contribui para o sucesso na gestão de suprimentos, em especial no dimensionamento dos estoques e na concentração de volumes de compra que melhoram as condições de negociação e otimizam o processo de compra.

Manter um histórico de consumo ou de vendas, que permita estabelecer comparativos entre períodos é uma boa forma de prever demandas, estando sempre atentos a imprevistos e sazonalidades para evitar surpresas de desabastecimentos.

Tenha informação daquilo que é crítico ou não

Em um cenário de diferentes itens de estoque e de compras, ter mapeado o grau de criticidade ou relevância de cada um nos permite canalizar de forma proporcional e prioritária as ações de rotina de suprimentos. 

Dentre as diversas técnicas e possibilidades temos a bem conhecida, entre outros nomes, “Curva ABC”, utilizada para categorizar os itens de acordo com seu volume de movimentação, custo de estoque, valor investido ou até mesmo por sua representatividade no faturamento, em atividades de distribuição e venda, por exemplo. Essa classificação é feita em três níveis considerando o peso de cada um perante o total estabelecido.

Uma variação interessante desta metodologia para processos produtivos é a “Curva XYZ” que possui o mesmo formato de classificação dos itens de estoque, porém considerando sua criticidade e impacto em casos de ruptura nos demais processos. 

Trata-se de relacionar por exemplo em quantos tipos de produtos diferentes um determinado insumo é utilizado e, consequentemente, o quanto sua falta compromete o planejamento de uma produção.    

Integração é a palavra

Com o passar dos anos cada vez mais fica claro o quanto uma gestão integrada e menos departamentalizada é o caminho para alavancar resultados nas organizações. 

O desafio é conseguirmos nos desprender do modelo tradicional onde cada colaborador tende a ficar imerso ao processo em que está ligado, sem perceber a engrenagem como um todo e perdendo oportunidades de entregar mais valor aos demais processos internos, o que torna a empresa mais eficiente.

O mapeamento de processos pode ser um primeiro passo para melhorar a visão integrada da sua empresa. Isso te permite ter uma maior percepção e identificação sobre atividades e processos que podem ser melhorados, um maior entendimento da equipe sobre o impacto de suas atividades, além da padronização e melhoria de qualidade dos resultados entregues ao cliente final.