Pontos de Atenção na hora de mapear um processo em uma empresa

Mapear processos proporciona vários benefícios para a organização. Dentre eles estão a percepção e identificação sobre as atividades e os processos que podem ser melhorados, um maior entendimento da equipe sobre o impacto de suas respectivas atividades nos demais setores da empresa, além da padronização e melhoria de qualidade dos resultados entregues ao cliente final.

Mas, para alcançar estes resultados é imprescindível realizar um bom diagnóstico do momento atual da empresa, saber definir e executar as ideias propostas para que haja a mudança e, consequente, alcançar a melhoria dos processos.

Uma boa estratégia ao realizar um mapeamento de processos em uma instituição é entender primeiramente o macroprocesso da empresa. Isto é, entender onde se iniciam e onde terminam os processos críticos que impactam diretamente na atividade fim da organização. 

Para que este conceito fique mais claro, vamos a um exemplo: Imagine uma empresa cuja atividade fim seja entregar um serviço de criação e impressão de uma arte para o cliente. Para entender o macroprocesso deste negócio, vamos precisar mapear desde o primeiro contato que o cliente tem com a empresa até o momento em que o mesmo receba a arte impressa. Você consegue imaginar todos os departamentos que precisam ser envolvidos para que a entrega final seja concluída? 

Devemos iniciar o mapeamento com o entendimento dos desejos e necessidades do cliente feito pelo setor comercial da empresa, em seguida outra equipe pode ser envolvida para realizar um orçamento. Em seguida, o aceite da proposta pelo cliente, uma ou mais equipes deverão ser acionadas para a criação da arte, validação da mesma com o cliente e realização da impressão de acordo com o tamanho, quantidade e tipo de material desejado pelo cliente.

Para garantir uma boa qualidade da impressão da arte, precisamos de um bom departamento de manutenção dos equipamentos, uma área de compras que irá garantir que não falte nenhum material, e que os mesmos atendam aos requisitos de qualidade adotados pela empresa. Além disso, precisamos de um setor financeiro que cuide do faturamento e do recebimento do pedido do cliente.

Consegue perceber quantas áreas foram envolvidas para que o cliente possa receber o seu pedido com qualidade?

Uma vez que temos o entendimento de todos os processos que impactam na entrega para o cliente, fica muito mais fácil identificar quais etapas do macroprocesso podem e/ou precisam ser melhoradas para proporcionar um resultado de maior valor agregado para o cliente.  

A diferença entre processos e tarefas 

Agora que já entendemos o que é um macroprocesso, precisamos diferenciar os conceitos de processos e tarefas para garantir que o mapeamento seja realizado de forma objetiva e assertiva.

O processo pode envolver diferentes pessoas e áreas. Dentro dele, podem existir N atividades necessárias para completar a sua execução. E cada uma delas será realizada por uma área, que pode conter uma ou mais pessoas.

De uma forma sucinta, é necessário olhar para os processos no momento de fazer o mapeamento. As atividades ou tarefas não podem ser ignoradas, mas precisamos estar atentos e tomarmos cuidado para que o mapeamento não se torne uma tarefa morosa e difícil de ser implementada.

Outro ponto bem relevante quando definimos mapear os processos do nosso negócio é entender que ele deve ser revisitado constantemente em busca de realizar as mudanças necessárias para o seu melhor desenvolvimento.

Pontos de Atenção na hora de mapear os processos na sua empresa

Ciclo PDCA é sinônimo de melhoria contínua! 

Não adianta ter um mapeamento de processos desenhado e aquilo não fazer sentido para a sua equipe e quem desempenha os processos em sua empresa.

Já possui o mapeamento? Que ótimo! É hora de acompanhar e verificar o que está dando certo e errado no seu processo. É importante ter em mente a dinamicidade de ter os processos mapeados na empresa. Eles só terão um impacto positivo se forem testados e melhorados no dia a dia! Lembre-se e internalise o conceito do ciclo PDCA:

• Plan: Planejar e definir como as ações devem ser realizadas;
• Do: Fazer/executar as ações
• Check: Verificar o que deu certo e errado, analisar indicadores;
• Action: Criar a cultura do que deu certo e estabelecer mudanças de rota sobre ações que não tiveram os resultados esperados);

Estabeleça planos de ação!

O mapeamento de processos vai te auxiliar no entendimento do cenário atual, mas é preciso ter uma análise crítica dos resultados obtidos e entender o que pode ser melhorado. Uma boa estratégia é desenvolver planos de ação sobre todos os aspectos que necessitam ser melhorados, com prazos para início e término  das ações, definição de responsáveis e, se possível, definição de indicadores para avaliar os resultados e melhorias trazidas através das ações.

Escute os envolvidos no processo! Envolva a equipe! 

Um processo só irá ser melhorado se quem executa as atividades envolvidas nele entender e comprar a ideia! Envolva a sua equipe! Garanta que todos estejam engajados, entendam e queiram as mudanças. Escute-os com atenção e construa melhorias em conjunto, garantindo que elas façam sentido para quem irá executá-las.

Garanta que sua equipe tenha os recursos necessários

Na hora de pensar em melhorias de processo é preciso entender o que é necessário para apoiar estas mudanças, garantindo recursos para o melhor desempenho das atividades propostas. Neste sentido, é importante investir em treinamentos e cursos para o desenvolvimento da equipe, inovações e aquisições de instrumentos de trabalho que se fizerem necessários, entre outros. Devemos entender além da proposta de mudança do processo, quais são as ferramentas e organização necessárias para que a implantação obtenha sucesso.

Qualquer processo de mudança em uma empresa deve levar em conta um bom mapeamento do cenário atual, envolvimento da equipe e discussões necessárias para identificar e estabelecer as mudanças que serão implementadas, garantir os recursos necessários para o estabelecimento das mudanças e entender que o processo de melhoria deve ser contínuo e que é importante agir e sempre analisar os resultados visando a excelência e o alcance dos objetivos traçados.

Tanto internamente quanto em nossos clientes, um ponto importante de ser observado é justamente o mapeamento de processos. Conte conosco para ajudar no mapeamento, interpretação e ajuste dos processos da sua empresa!